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【指定管理者】現地説明会が重要すぎる10個の理由

現地説明会が重要すぎる10の理由事業計画書作成

この記事では、指定管理者の現地説明会が選定に重要な理由を解説しています。
年50施設以上の説明会へ参加してきた僕が実際に使っているノウハウや見学時のポイントを公開します。

シテコさん
シテコさん

指定管理者が公募されると、ほとんどの場合は募集要項に現地説明会の開催について記載されています。

現地説明会が応募条件の場合なら仕方ないですが、そうでなければ参加しなくてもよいのでしょうか?

あんく
あんく

僕もそうでしたけど、提案書を作成する時間を優先したくて、現場説明会に参加することに疑問を感じていました。

<よくある現地説明会に参加する疑問>
・募集要項に書いてある応募説明だけなら行っても時間と交通費の無駄だと思う。
・参加すると、どんなメリットがあるか知りたい。
・参加することになったけど、何か準備した方がいいのか分からない。

このような現地説明会に参加した方がいいのか迷っている方の悩みもお答えしていきます。

自治体が現地説明会を開催する理由

公募を担当する職員からしてみたら、ただでさえ公募資料を作成するのも膨大な作業なのに、募集要項や申請書類についての説明を行うのも大変です。

ましてや、人前で話すのが苦手な人はカンペを作ったり、施設についての質問にある程度答えられるように準備をしておく必要もあります。

では、なぜ指定管理者を公募すると行政は説明会を開催するのでしょうか。

①公平性を保つため

指定管理者制度は公共事業の一つです。

「募集がいつの間にか終わっていた」「候補者と話ができていたのではないか」と、言われないようにする必要があります。

官製談合と疑われないように、「どの団体も指定管理者になるチャンスがありますよ」とアピールする機会でもあるのが現地説明会です。

あとから、市民や議員から不適切な選定や公募だったと叩かれないための証拠でもあります。
たとえ、説明会の申込期間が短くて1社しか参加してなくても、自治体からすれば申し込みがなかったからと言えますよね。

②応募してくれる団体がいるか不安だから

収益性の低い施設で指定管理者を導入する場合は、この傾向が強いです。

自治体担当者にお話を伺うと「指定管理者に応募してくれる団体が本当にいるのだろうか?」と心配している声をよく聞きます。

現地説明会を開催すると、この施設の指定管理者にどれくらいの団体が興味を持っているのか把握することができます。
例えば、5社の出席があれば、1社くらいは応募してくれるだろうと安心することができますよね。
応募者0にならないように、自治体が安心するための手段の一つが現地説明会であるともいえます。

③応募団体の社風や本気度をみる

現地説明会に参加すると、いかにも指定管理者に興味がなさそうな団体もいます。
これ、絶対に指定管理者に選ばれないから止めた方がいいですよ。

例えば、積極的に調査している団体と、見学の最中に電話ばかりしていて施設を全く見ていない団体が指定管理者に応募してきたらどちらを選ぶと思いますか?

現地説明会は応募団体を評価される最初のステップです。

申込みがあった時点で、団体のホームページを見て事業内容や実績はある程度把握はされていますが、応募してくる団体が、どんな会社か社風だったり本気度を見極めるための機会でもあります。

④参加者が0の場合に、次の手を打つことができる

自治体担当者として一番避けたいのが、指定管理者の応募がないことです。

その恐れがあるかないかの判断材料として現地説明会があります。参加者が0だった場合は、限りなく応募者0の可能性が高まります。

そうなった時に、委託業務をしている団体や全国で調べた団体などに、「公募中なのでよかったら資料をみてください」と営業活動をすることができます。

行き過ぎると、応募を自治体が斡旋したと言われ兼ねないので、宜しければという言い方をされることが多いです。

こんな電話が会社にかかってきたら、「そういことか」と察して積極的に公募を検討しましょう。

現地説明会に必ず参加した方が良い理由

応募条件でなくても必ず現地説明会に参加しましょう。
なかには、よく知っている施設だからか現地見学もしなくて応募する団体がありますが、正直言ってありえません。
では、現地説明会に参加するメリットはどのようなことがあるのでしょうか。

⑤ライバルの想定ができる

指定管理者には、応募要件を満たしていればどの団体も申請することができます。

といことは、自分たち以外にどんな団体が応募してくるのか想像もつきません。
でも現地説明会には、指定管理者に興味がある団体が参加しています。

つまり、参加団体=応募団体の可能性がかなり高いということになります。

実際に現地説明会の現場では、「御社は指定管理者申請書を出されるのですか?」とストレートな質問が飛びまくっていますw

⑥共同事業体の結成相手が見つかる

指定管理者に応募したいけど、共同事業体を組んでくれる会社が見つからないということありませんか?

単独で指定管理ができるノウハウや体力がある団体ならいいですが、なかなかそのような団体は少ないですよね。

そんな時は、現地説明会で積極的に名刺交換をして共同事業体相手を探しましょう。

同じように共同事業体を探している会社は多いです。

あらかじめJVを結成する団体が決まっていても、指定管理者になる確率を上げるために、地元企業や事業内容に特徴がある団体に声をかけることはよくあるケース。

実際に共同事業体を組むことができた時には、最近の傾向や自治体受けの良い共同事業体名を決めたいですよね。
そのような時は、こちらの記事が参考になります。

⑦自治体担当者と話せるチャンス

現地説明会は、自治体担当者とオープンな場で話ができる唯一のチャンスです。

指定管理者の申請にあたり、担当者との接触は禁止されています。
場合によっては申請取り消しになることもあるので、安易に話をすることができません。

しかし、現場説明会の場だと自治体の担当者は、参加している団体がどんな会社なのか興味深々です。
どんな会社が応募してくれるのか、応募団体の本気度をチェックしています。

僕たちにとっても、指定管理者に選ばれたら、この担当者と一番引継ぎや打ち合わせをすることになります。

好印象を持ってもらえるようにコミュニケーションをとっていくと、現指定管理者に満足しているのか不満があるのか見えてきます。

自治体担当者の横から離れないくらいの気持ちで、積極的にアプローチして仲良くなっておきましょう。

⑧自治体職員の本音が聞ける

募集要項の説明時に、自治体担当者から現状の課題について説明されることも度々あります。
自治体の方針で健康を推しているので、もっと健康づくりにつながる事業を計画してくれるのを期待しているとか。

事業計画書の中で自治体にとってどのポイントが重要なのか把握することで、指定管理者の選定率が高まります。

今の指定管理者に不満を持っていたり、思いがけない自治体の本音を聞けることも多いのが現地説明会です。

指定管理料を下げて役所のいう事をただ聞いてればいいという感覚のところもあるので、しっかりと魅力のある施設や自治体なのか見極めましょう。

⑨現指定管理者から情報を収集できる

現地見学の際には現指定管理者の職員が案内を担当することも多いです。

現地の職員は営業担当ではないケースが多いので、親切心で聞いたことには色々教えてくれる場合があります。
例えば、仕様書には書いていないけど、近隣に口うるさい人が住んでいて境目の樹木を毎年剪定しているとか。

文章だけでは読み取れない情報を収集できたりするので、見学している最中に積極的に質問をするのがオススメです。

ただ、あまり目立って話をしていると、現指定管理者の営業マンが近寄ってくるので上手に話しましょう。

⑩施設の課題や現状を見つけられる

現地説明会の一番のポイントは、自分の目で見て感じられることです。

現地説明会に参加すると提案書のネタをたくさん見つけることができます。

募集要項やホームページを見たりして、仮説を立てた自分の提案が実現可能か判断しましょう。
自分ではできると思っていても、思ったよりスペースがない、利用層がマッチしていなかったという事はよくあります。

逆に現地を見る事で新たに生まれる提案も多いので、忙しくても足を運びましょう。

まとめ

  • 現地説明会は絶対に参加する
  • ライバルや共同事業体を組む相手がみつかる
  • 事業計画書のネタがたくさん落ちている

いかがでしたでしょうか。
指定管理者に選ばれるために現地説明会が重要すぎる理由をまとめました。

応募しなくても現地説明会に参加しておくと、他社との交流も増えて、他の案件で共同事業体を組んだりすることもあります。
事業計画書とプレゼンだけが指定管理者に選ばれるためのポイントではありませんよ。

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